היכולת לחתום על מסמכים באופן אלקטרוני חשובה היום מכיוון שרוב בעלי העסקים מנהלים את עסקיהם באופן דיגיטלי. חתימה דיגיטלית בוורד מייעלת את הטיפול במסמכים על ידי ביטול הצורך במסמכים פיזיים, ומציעה גם אבטחה ואימות משופרים.
מאמר זה מציג את ההתפתחויות האחרונות בחתימות דיגיטליות בתוך מסמכי וורד, ומדריך לגבי האופן בו ניתן להשתמש בתכונות אלו ביעילות.
חתימה דיגיטלית בוורד: ההתפתחויות האחרונות
ההתקדמות האחרונה בטכנולוגיית החתימה הדיגיטלית שיפרה את התפקוד והאבטחה של מסמכים חתומים דיגיטלית:
שירותי חברת חתימה דיגיטלית
חברה שמספקת שירותי חתימה דיגיטלית משלבת את הכלים המתקדמים שלה במערכות של ארגונים וחברות.
מערכת החתימה הדיגיטלית מאפשרת למשתמשים לשלוח, לחתום ולנהל מסמכים מבלי לעזוב את ממשק Word, מה שמקל על זרימת עבודה חלקה יותר ומבטיח עמידה רבה יותר בחוקי החתימה הדיגיטלית העולמית.
תקני הצפנה מתקדמים
הגרסאות האחרונות של Word כוללות תמיכה בשיטות הצפנה חזקות יותר המאבטחות את החתימה ואת תוכן המסמך מפני שינויים לא מורשים. תקנים אלה מספקים רמת אבטחה גבוהה ומוכרים בתחומי שיפוט רבים כמחייבים מבחינה משפטית.
אימות רב-גורמי עבור חתימות
על מנת כדי למנוע שימוש לא מורשה במערכת חתימה דיגיטלית בוורד, המערכת החדשנית תומכת באימות רב-גורמי (MFA).
המשמעות היא שמשתמשים חייבים לאמת את זהותם באמצעות מספר שיטות לפני שהם יכולים להוסיף חתימה דיגיטלית, ובכך נוצרת שכבת אבטחה נוספת.
טכנולוגיית בלוקצ'יין
עם שימוש בטכנולוגיית הבלוקצ'יין, חברה שמספקת שירותי חתימה דיגיטלית מציעה אפשרות לתעד את תהליך החתימה בפנקס חשבונות מבוזר.
גישה זו משפרת את האבטחה והשקיפות של תהליך החתימה הדיגיטלית, ומספקת גם הוכחות עמידות בפני חבלה לעסקה.
שיפורים בממשק המשתמש
קיימים היום כמה שיפורים בממשק המשתמש שהופכים את תהליך הוספת החתימות הדיגיטליות לאינטואיטיביות יותר, עם נתיבי ניווט ברורים, שלבים פשוטים ותכונות נגישות מתקדמות.
איך מוסיפים חתימה דיגיטלית בוורד
הוספת חתימה דיגיטלית בוורד מתבצעת בתהליך פשוט. הנה השלבים שיסייעו לכם להתחיל:
- המסמך צריך להיות סופי ומוכן לחתימה, כולל התוכן, התמונות ורכיבים אחרים.
- לוחצים על הכרטיסייה "הוספה" ברצועת הכלים. בקטע טקסט יש "שורת חתימה". מקליקים עליה ובוחרים "קו חתימה". פעולה זו תפתח תיבת דו-שיח.
- בתיבת הדו-שיח מזינים את פרטי החותם, כולל שם, כותרת וכתובת דואר אלקטרוני. ניתן גם להוסיף הוראות לחותם, ולבחור אם לאפשר לחותם להוסיף הערות או לא.
- בשלב הבא לוחצים על "אישור" כדי להוסיף שורת חתימה למסמך, וממקמים קו זה לפי הצורך.
השלב הסופי: חתימה על המסמך
כדי להוסיף חתימה דיגיטלית בוורד, לוחצים לחיצה ימנית על שורת החתימה ובוחרים "חתום". בשלב הבא יש להעלות ייצוג דיגיטלי של החתימה או להקליד את השם.
אם הארגון משתמש במזהים דיגיטליים מבוססי תעודה, ניתן גם לבחור אישור דיגיטלי כדי לאמת את החתימה.